Installer une solution de recharge avec suivi des consommations pour les Entreprises

Petites et grandes entreprises équipées de véhicules électriques recherchent des solutions concrètes pour suivre les recharges et parfois même pour rembourser les recharges au domicile des collaborateurs. Installer une solution de recharge avec un suivi des consommations est souvent nécessaire pour simplifier l’utilisation et la gestion des véhicules électriques. Mais quelles solutions existent pour un usage pérenne au sein de l’entreprise ou chez le collaborateur tout en permettant des économies ?

En France, les employeurs ont la possibilité d'installer des bornes de recharge pour véhicules électriques chez leurs employés, que ce soit à leur domicile ou sur leur lieu de travail. Les entreprises peuvent ainsi suivre et contrôler la consommation liée à la recharge des véhicules, même lorsqu'ils sont utilisés par les salariés à domicile.

Dans ce guide, nous explorerons les diverses options existantes pour répondre aux besoins spécifiques des flottes automobiles ainsi que des TPE/PME, visant à simplifier la gestion des recharges des véhicules électriques.

1. La borne de recharge supervisée : la solution pour les flottes automobiles

Pour les entreprises disposant de flottes automobiles importantes, une solution de recharge supervisée est essentielle pour gérer efficacement la consommation d'électricité et les coûts associés. Installer des bornes de recharge sur le parking privé de l’entreprise est idéal pour superviser l’ensemble des recharges des véhicules de la société. C’est essentiel pour gérer efficacement la consommation d'électricité et les coûts associés d’une flotte automobile. Afin d’optimiser l’énergie de l’installation électrique de l’entreprise pour alimenter plusieurs bornes en même temps, il est nécessaire de choisir des bornes de recharge intelligentes avec délestage, c’est-à-dire équipées de la gestion dynamique d’énergie. Cette fonctionnalité permet d’équilibrer l’énergie vers les différentes bornes sans surcharger le réseau électrique. De plus, les bornes de recharge intelligentes sont souvent compatibles avec les principales plateformes de supervision, telles que Chargemap Business. La supervision via un logiciel permet aux entreprises de surveiller et de contrôler les bornes de recharge de leur flotte, en fournissant des données détaillées sur les sessions de recharge, les coûts et de gérer les utilisateurs. La gestion est simplifiée pour l’entreprise qui peut consulter en un coup d’œil les informations clés liées à la recharge de leur flotte.

Pour les entreprises, les bornes de recharge sont également une solution économique pour recharger les véhicules de l’entreprise au meilleur prix. Les wallbox sont, en général, suffisantes pour une petite structure. Lorsqu’il y a la nécessité de collecter plus d’informations au sein de l’entreprise, il est préférable de choisir une borne de recharge adaptée qui propose par exemple une application mobile fournissant des informations de consommation en temps réel. Les solutions de supervision proposées par les fabricants de bornes peuvent être suffisantes et plus abordables qu’une plateforme de supervision pour gérer un à deux véhicules de société.

Les principaux avantages de la borne de recharge connectée en entreprise sont :

• Une installation simple et pérenne
• La maîtrise des coûts de recharges
• Les économies réalisées avec le délestage automatique

La borne de recharge est toutefois lourde en matière de coût d’installation si elle est envisagée chez le collaborateur.

2. Le chargeur mobile connecté : la solution abordable et flexible

Pour les entreprises cherchant des alternatives moins coûteuses et moins contraignantes que l'installation de bornes de recharge, les chargeurs mobiles connectés à des plateformes de supervision offrent une flexibilité accrue. Ces dispositifs peuvent être utilisés sur différentes prises et permettent un suivi précis de la consommation.

Le principal atout de cette solution est pour un usage au domicile. Le salarié branche le câble connecté sur une simple prise domestique, puis les données liées à la recharge sont envoyées vers l’application mobile du chargeur ou vers un outil de supervision. Grâce aux données de recharge récoltées, l’entreprise peut rembourser les recharges réalisées par le salarié en toute simplicité. Une vérification de l’installation électrique est recommandée chez le collaborateur pour s’assurer que la prise dédiée peut supporter la recharge du véhicule en toute sécurité. C’est la recharge la plus simple à mettre en place chez un employé. Elle nécessite peu de travaux et elle est plus flexible en cas de déménagement ou autre changement de situation. Pour une flotte automobile, il sera encore plus apprécié de mettre à disposition de chaque véhicule électrique un chargeur connecté à un outil de supervision pour retrouver dans un seul logiciel toutes les recharges des collaborateurs en temps réel.

Les principaux avantages du chargeur mobile connecté sont :

• Il permet de suivre les recharges sur une prise domestique, une prise renforcée ou encore sur une borne non compatible à la supervision.
• Il répond aux principales problématiques de suivi des consommations hors entreprise et hors points de charge publiques.
• Il simplifie vos remboursements des recharges auprès des collaborateurs pendant les jours de travail.

3. Rembourser une recharge réalisée au domicile du salarié

Le remboursement de la recharge d'une voiture électrique effectuée au domicile d'un salarié peut être réalisé de différentes manières, en fonction des politiques et des moyens disponibles au sein de l'entreprise. Voici quelques étapes à suivre pour mettre en place un processus de remboursement efficace :

→ Établir une politique de remboursement

Tout d'abord, l'entreprise doit définir une politique claire de remboursement des frais de recharge des véhicules électriques des salariés. Cette politique devrait préciser les conditions d'éligibilité, les montants remboursables, les méthodes de validation des dépenses, etc.

→ Collecter les informations liées aux recharges

Les salariés doivent fournir des preuves de leurs dépenses de recharge, telles que des factures d'électricité ou des relevés de compte spécifiques à la recharge des véhicules électriques. Ces informations doivent être collectées de manière organisée et conforme à la politique de l'entreprise. Utiliser un matériel connecté simplifie la collecte des informations liées aux recharges domestiques.

→ Valider les dépenses

Un processus de validation des dépenses doit être mis en place pour vérifier que les recharges remboursées sont conformes à la politique de l'entreprise. Cela peut impliquer une vérification manuelle des factures ou l'utilisation d'outils de suivi électroniques.

→ Calculer le remboursement

Une fois les dépenses validées, le montant du remboursement doit être calculé en fonction des critères établis dans la politique de l'entreprise. Cela peut être un remboursement total ou partiel des coûts engagés par le salarié pour la recharge de son véhicule électrique.

→ Versement des remboursements

Les remboursements doivent être versés aux salariés de manière régulière et transparente, conformément aux pratiques de paie de l'entreprise. Il est important de tenir un registre précis des remboursements effectués pour assurer une traçabilité et une conformité fiscale.

→ Communication et sensibilisation

Enfin, il est essentiel de communiquer clairement la politique de remboursement des frais de recharge aux salariés et de les sensibiliser aux procédures à suivre pour demander un remboursement. Une formation ou des supports d'information peuvent être fournis pour faciliter ce processus.

Cette méthode de remboursement des recharges de véhicules électriques est à adapter en fonction de la taille de l’entreprise et de sa politique de remboursement. La plupart de ces opérations peuvent être effectuées de manière automatique à l’aide d’un logiciel comme Chargemap Business.

Pour résumer

Les entreprises ont la possibilité de mettre en place une solution de recharge avec suivi des consommations, que ce soit sur site ou au domicile des collaborateurs, simplifiant ainsi la gestion quotidienne des recharges. Il est crucial de sélectionner des solutions de recharge qui répondent aux besoins spécifiques de chacun.

Pour résoudre les problèmes liés au remboursement des recharges effectuées à domicile, il est recommandé d'équiper les collaborateurs de bornes connectées ou de chargeurs mobiles connectés. Bien que le coût d'une recharge à domicile puisse être plus avantageux, la recharge sur le lieu de travail présente des avantages pour les flottes automobiles, notamment en réduisant les coûts de déploiement et en simplifiant la gestion. De plus, pour les entreprises désireuses de renforcer leur engagement écologique, elles peuvent opter pour des bornes intelligentes avec gestion dynamique de l'énergie, offrant ainsi des avantages supplémentaires en réduisant les frais liés à la recharge des véhicules de société.